El nuevo sistema Verifactu, impulsado por la Agencia Tributaria, supone un cambio estructural en la forma en que las pequeñas y medianas empresas (pymes) deben registrar y comunicar sus operaciones de facturación. Aunque todavía estamos en una fase preparatoria, su entrada en vigor marcará un antes y un después en la fiscalidad empresarial española. Este artículo explica en profundidad qué es Verifactu, a quién afecta, qué implica para las pymes y cómo prepararse para cumplir con la normativa sin contratiempos.
Verifactu es un sistema de control de facturación desarrollado por la Agencia Tributaria dentro del marco de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Su objetivo principal es garantizar que las empresas no manipulen sus sistemas contables o programas de facturación para ocultar ingresos.
Para lograrlo, Verifactu exige que los sistemas informáticos de facturación generen registros de forma íntegra, segura, trazable e inalterable. Esto se traduce en que cada factura deberá incluir:
Además, si el empresario o profesional opta por adherirse voluntariamente al envío automático de registros a Hacienda, estos se remitirán directamente desde el sistema de facturación, en tiempo real o casi real, proporcionando una trazabilidad total de las operaciones.
En resumen, Verifactu pymes es una herramienta esencial para garantizar la integridad fiscal en las pequeñas y medianas empresas.
Verifactu está diseñado para aplicarse a un amplio espectro de contribuyentes que desarrollan actividades económicas. Esto incluye:
Quedan excluidos de la obligación los contribuyentes que lleven los libros registro del IVA a través del sistema Suministro Inmediato de Información (SII), ya que están sometidos a un régimen especial de gestión del IVA.
La obligación más inmediata es contar con un software de facturación compatible con Verifactu. Esto implica:
Estos sistemas deben cumplir con las especificaciones técnicas publicadas por la Agencia Tributaria, que ya ha publicado un borrador del reglamento y un kit técnico de referencia.
Uno de los aspectos más novedosos de Verifactu es la posibilidad de que el software remita automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados. Esta remisión es voluntaria en principio, pero se espera que en el futuro esté incentivada con beneficios como menor presión inspectora o prioridad en devoluciones tributarias.
Aunque no es obligatorio desde el inicio, muchas empresas valoran la opción de aplicar Verifactu pymes con envío automatizado como ventaja estratégica.
Los sistemas deben garantizar que todos los registros queden almacenados durante el tiempo legalmente exigido (mínimo 4 años) y sean fácilmente accesibles en caso de requerimiento por parte de la inspección.
Las pymes no estarán obligadas a contratar un software con sello oficial, pero sí deberán presentar una declaración responsable conforme a que el sistema cumple con los requisitos del reglamento. Esta autodeclaración tendrá efectos jurídicos y su falsedad puede conllevar sanciones.
Según el último calendario publicado, los plazos previstos son los siguientes:
Este calendario puede sufrir ajustes, pero es esencial que las pymes inicien la planificación desde ahora, dado que los cambios afectan tanto a procesos internos como a herramientas tecnológicas.
El incumplimiento de Verifactu puede acarrear importantes sanciones económicas. De acuerdo con la Ley 11/2021, se establecen multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio en el que se utilice un sistema que permita la manipulación de datos, así como sanciones por no conservar registros, no emitir facturas verificables o falsear la autodeclaración técnica.
Además, utilizar un software que no garantice la integridad de la información será considerado una infracción tributaria grave, lo que refuerza la necesidad de adaptar los sistemas a tiempo y con garantías.
Imaginemos una pyme dedicada a la venta de material deportivo con dos tiendas físicas y una plataforma online. Hasta ahora, emitía facturas con un software estándar y llevaba su contabilidad mediante hojas de cálculo.
Con la entrada de Verifactu, esta empresa deberá:
En la práctica, este cambio no solo afecta al departamento de contabilidad, sino también al de ventas, atención al cliente, y, en muchos casos, al modelo organizativo general. Por eso, una implementación transversal y bien asesorada es clave.
Desde Nexa Estrategia recomendamos a todas las pymes que tomen un enfoque proactivo. Algunas claves:
Si aún no conoces las implicaciones reales de Verifactu pymes, consulta con una asesoría especializada que te ayude a implementarlo de forma efectiva.
Verifactu no debe verse únicamente como una carga administrativa. Su aplicación puede representar una verdadera palanca de modernización para las pymes españolas. Aprovechar esta oportunidad para digitalizar procesos, mejorar la trazabilidad y automatizar la relación con la administración puede generar ventajas competitivas reales, más allá del cumplimiento normativo.
Eso sí, será necesario invertir tiempo, formación y recursos. Pero como ha ocurrido en otras transiciones fiscales (como el SII o la factura electrónica en la contratación pública), aquellas pymes que se anticipan suelen salir reforzadas.
En definitiva, Verifactu pymes no es solo una exigencia fiscal, sino también una oportunidad para avanzar en digitalización y eficiencia.
Para más información oficial sobre el sistema Verifactu, puedes consultar directamente la página de la Agencia Tributaria.
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento legal, fiscal o financiero.
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